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发布日期:2019-08-01 信息来源:美高梅4858mgm0字号:[ ]


谟训诰,宝之无佚;只字片言,亦所珍惜——记中国建筑数字档案馆系统应用培训有感

仇晓东

725日下午,大家办公室系统人员得到了一次宝贵的学习机会。中国建筑数字档案馆系统应用培训正式开讲,虽然大家不能亲临现场听课,但是好视通视频系统使大家拉近与授课老师的距离。内容详实的PPT课件,精彩详细的讲解,美轮美奂的大屏幕。这一切,都是那么令人神往。

随着现代技术的更新换代,档案信息的承载载体已经发生了显著变化。办公自动化和无纸化的实现,使得人类从浩如烟海的传统纸张办公中摆脱出来。由于电子文件数量的与日俱增,人类已经逐步来到了数字化信息时代。唯有建立健全的电子化检索工具,才可以避免档案脱离社会的实际,避免档案室成为博物馆式的收藏机构。

一、数字化时代的档案利用特征

1、  减少损害 保护原件

众所周知,档案原件是非常珍贵的。长期手动接触档案原件,极易使档案原件遭到破损、毁坏,减少其利用价值。如果与现代计算机技术结合起来,把珍贵的档案原件录入到计算机当中,形成数字化的文件,不仅可以提高工作效率,也有利于原件的保管。

2、  准确方便 快速查找

传统的档案利用工作依靠人的大脑和传统的纸张来熟悉大量的档案信息,这样做存在着大量、低效、受人为因素影响大的缺点,已经无法适应时代的要求,而且成为限制档案工作发展的桎梏。

数字化时代所产生的电子检索工具充分发挥出计算机管理的优点:高密度存储、快速准确运转的功能,弥补了传统档案利用工作的缺陷,具有全面高效、快捷方便的优势。

3、  打破馆藏 资源共享

现代社会每天的发展都是日新月异的,常识更新换代的速度是以秒来计算的。为了不让自己被激烈的市场竞争中所淘汰,及时的常识储备、积极的工作态度才是大家对抗竞争的法宝。由于档案的保密性和历史原因等特点,档案部门容易造成自我封闭、缺少信息交流的局面。档案管理部门“各自为政”,容易形成档案信息资源分散管理,个别档案容易被重复保存,不仅占用了宝贵的储存空间,还浪费了不必要的人力、物力和财力。

近年来,如何实现档案信息资源共享,成为许多档案人思考的问题。现代技术应运而生的档案目录中心终于使档案人如愿以偿。档案学科产生的新名词“虚拟档案馆”旨在通过网络,使档案利用者能够跨越空间对所需档案、资料进行查询与利用,把封闭的档案服务开拓成社会化的服务。

4、  快速统计 自动分析

随着数字档案应用技术的不断发展,人工统计台账逐步遭到废弃,并且极易出现偏差。一些功能齐全的报表App方便大家的使用。只需要在档案系统中合理使用相关功能,就会把数据按照客户要求进行快速统计,对相关科目进行自动分析并且产生所需报表,使档案工作中从浩繁的工作中摆脱出来,彻底提高工作效率。

二、实现原有馆藏档案数字化转换

档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础,而原有馆藏档案大部分都是以纸质形式存储的,实现馆藏档案数字化转换将是今后档案工作一项长期而又重要的任务。笔者认为,第一步是录入原有档案的文件级目录,以实现用计算机对机读目录进行跨科目、跨年度查找,最大限度地为客户提供利用服务。其次,根据实际工作需要,把一部分珍贵、经常使用的档案进行原文扫描,这样方便后续使用,全文浏览。最后,根据实际的人力物力财力等情况,有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏的数字化转换。

任何事物都不会一成不变的,创新是档案事业发展的必然要求。档案工作如果想适应这个要求,就必须要有新方法、新思路,破除因循守旧的原有理念,调整思路,在档案管理的大环境中提高自己。尽管工作中仍然存在很多问题,但这正是我今后的努力方向,它促使我不断前进。

 

 

 






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